Informativa sulla protezione dei dati

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati nell'ambito di questo sito web e della piattaforma Kundenbox è:

Patrick Lauber, Kundenbox, Reutlenring 15, 8302 Kloten, Svizzera

E-mail: privacy@kundenbox.ch

2. Quali dati raccogliamo

Dati dell'account: quando crea un account, raccogliamo nome, indirizzo e-mail e informazioni del profilo tramite il nostro servizio di autenticazione.

Dati di comunicazione: Kundenbox tratta le richieste dei clienti che arrivano attraverso i canali collegati (e-mail, WhatsApp, moduli web), compresi i dati del mittente, i contenuti dei messaggi e gli allegati. Trattiamo questi dati su incarico dei nostri clienti (le rispettive aziende).

Dati di utilizzo: quando visita il nostro sito web raccogliamo dati tecnici come indirizzo IP, tipo di browser, dati del dispositivo e orari di accesso.

Integrazioni di calendario ed e-mail: se collega un'integrazione (ad es. e-mail o calendario), trattiamo i dati di accesso necessari esclusivamente per fornire la rispettiva funzione.

3. Scopi del trattamento

Trattiamo dati personali per fornire e gestire la piattaforma Kundenbox, riunire in un'unica casella le richieste dei clienti provenienti da diversi canali, offrire funzioni assistite dall'IA come riassunti e proposte di risposta, garantire la sicurezza e la stabilità dei nostri servizi e adempiere agli obblighi legali.

4. Basi giuridiche

Il trattamento avviene per l'adempimento del contratto con i nostri clienti, sulla base di interessi legittimi (ad es. sicurezza e sviluppo della piattaforma), in virtù di obblighi legali oppure — dove necessario — sulla base del Suo consenso. Può revocare in qualsiasi momento un consenso accordato, con effetto per il futuro.

5. Responsabili del trattamento e fornitori terzi

Ci avvaliamo di fornitori di servizi accuratamente selezionati che trattano dati per nostro conto. Teniamo questo elenco insieme al nostro registro delle attività di trattamento ai sensi dell'art. 12 LPD; un nuovo servizio compare qui non appena viene collegato. Per ciascuno indichiamo dove tratta i dati e che cosa riceve.

• Anthropic, Stati Uniti — analisi tramite IA di messaggi e bozze. A questo scopo viene trasmesso il testo di un messaggio in entrata.
• bexio, Svizzera — trasferimento dei documenti alla contabilità, se l'azienda predispone il collegamento.
• Clerk, Stati Uniti — accesso e gestione degli account dei collaboratori: nome, indirizzo e-mail e dati di accesso.
• ELDAS, Svizzera — catalogo articoli del commercio all'ingrosso di materiale elettrico. Vengono trasmessi numeri di articolo, nessun dato personale.
• Google Ads (gtag.js), Stati Uniti — misurazione dell'efficacia pubblicitaria su elektro.box: quali pagine visitate e quali registrazioni provengono da un annuncio, insieme a indirizzo IP, dispositivo e un identificativo pubblicitario memorizzato in un cookie. Solo su elektro.box, non su kundenbox.ch e non sulle pagine di documento che un cliente di un'azienda apre.
• Google Cloud Storage; controparte contrattuale: Google Cloud EMEA Limited, Irlanda; archiviato in Svizzera (regione europe-west6, Zurigo) — copia di backup notturna dell'archivio file: allegati, PDF dei documenti, ricevute, firme, contratti e loghi. Se un file viene eliminato dall'archivio file o vi viene sostituito, la sua copia precedente resta di regola nel backup fino a 90 giorni dopo il backup notturno successivo e viene poi eliminata definitivamente da Google entro circa altri 31 giorni. Finché un file si trova nell'archivio file, resta anche la sua copia di backup. Ciò vale anche per i file delle voci eliminate definitivamente dal cestino, poiché tali file restano nell'archivio file, e per i file conservati come prova di un documento emesso o concluso. Fanno eccezione le fatture dei creditori e le ricevute: la loro eliminazione rimuove anche il file dall'archivio file e la copia di backup scade quindi entro i termini indicati sopra.
• Google, Stati Uniti — accesso alla casella di posta Gmail, se un'azienda la collega.
• Langfuse, UE/SEE — registro delle chiamate all'IA, compresi i testi trasmessi con esse.
• Linear, Stati Uniti — il nostro sistema di ticket. Se qualcuno segnala un errore o un desiderio tramite l'assistente, vengono trasmessi il testo segnalato alla lettera, il nome e l'indirizzo e-mail della persona, l'azienda, la pagina e il dispositivo.
• Meta Platforms (WhatsApp Business), Stati Uniti — ricezione e invio di messaggi WhatsApp, se l'azienda utilizza questo canale.
• Microsoft, Stati Uniti — accesso alla casella di posta Outlook, se un'azienda la collega.
• OpenRouter, Stati Uniti — percorso alternativo per l'analisi tramite IA quando Anthropic non risponde. Vengono trasmessi gli stessi testi inviati ad Anthropic.
• Otto Fischer AG, Svizzera — trasmissione di un ordine di materiale al grossista, se l'azienda ha registrato le proprie credenziali dello shop. Vengono trasmessi i numeri d'articolo, le quantità e il numero del documento come commessa.
• PostHog, UE/SEE — statistiche di utilizzo dell'applicazione: quali pagine e funzioni vengono aperte e quali operazioni vengono avviate, insieme a identificativo utente, ruolo e azienda. Per le persone che hanno effettuato l'accesso vengono trasmessi anche il nome e l'indirizzo e-mail.
• Postmark, Stati Uniti — invio e ricezione di e-mail, compresi i dati del mittente, il contenuto e gli allegati.
• Pronovo, Svizzera — presentazione di domande di incentivo per conto dell'azienda, se le presenta tramite noi.
• Railway, UE/SEE — gestione dei nostri server, dei processi in background e del sito web, compresi i relativi registri.
• Sentry, UE/SEE — registri degli errori. Contengono indirizzo IP, dispositivo e identificativo utente e possono contenere frammenti di dati.
• Servizi di notifica dei produttori di browser (Google, Apple, Mozilla, Microsoft), Stati Uniti — recapito delle notifiche a un dispositivo, se qualcuno le attiva.
• Servizio di marca temporale (SwissSign o Swisscom), Svizzera — marca temporale per la tracciabilità dei documenti. Viene trasmesso un valore hash, nessun dato.
• Stripe, Stati Uniti — gestione dell'abbonamento dell'azienda. Non vengono trasmessi dati della clientela dell'azienda.
• Supabase, UE/SEE — banca dati e archiviazione dei file. Qui sono conservati tutti i dati inseriti nell'account, allegati compresi.
• Ufficio federale di topografia swisstopo, Svizzera — conversione di un indirizzo in coordinate e consultazione dei dati dell'edificio. Viene trasmesso l'indirizzo di un immobile.
• VSAS (Unione Svizzera Automazione e Quadri elettrici), Svizzera — dati di calcolo per la costruzione di quadri. Vengono trasmessi termini di ricerca e numeri d'articolo, nessun dato personale.

Con tutti i fornitori di servizi sono stati stipulati contratti di responsabile del trattamento con adeguate garanzie di protezione dei dati. I servizi utilizzati solo in presenza di un collegamento predisposto sono contrassegnati come tali qui sopra.

6. Comunicazione di dati all'estero

Alcuni dei nostri fornitori di servizi trattano dati al di fuori della Svizzera o dello SEE, in particolare negli USA. In questi casi garantiamo un livello adeguato di protezione dei dati mediante garanzie idonee — ad esempio clausole contrattuali standard o certificazioni secondo lo Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

7. Conservazione e cancellazione

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario agli scopi indicati o finché sussistono obblighi legali di conservazione. I dati di comunicazione che trattiamo su incarico dei nostri clienti vengono conservati e cancellati secondo le loro istruzioni. Al termine del contratto i dati vengono cancellati o resi anonimi.

8. I Suoi diritti

Lei ha il diritto di ottenere informazioni sui dati conservati che La riguardano, di far rettificare dati inesatti, di ottenerne la cancellazione, di far limitare il trattamento, alla portabilità dei dati nonché di opporsi al trattamento. Per esercitare i Suoi diritti basta un'e-mail a privacy@kundenbox.ch. Ha inoltre il diritto di presentare reclamo all'autorità di vigilanza competente — in Svizzera l'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT).

9. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i Suoi dati da accessi non autorizzati, perdita o abuso. Tra queste rientrano la cifratura durante la trasmissione, i controlli degli accessi, la separazione dei dati per ogni cliente e verifiche di sicurezza periodiche.

10. Cookie

Utilizziamo cookie tecnicamente necessari per consentire l'accesso e le funzioni di base della piattaforma (p. es. i cookie di sessione del nostro servizio di autenticazione). Su elektro.box impostiamo inoltre cookie di Google Ads per misurare quali visite e quali registrazioni provengono da un annuncio. Ciò non avviene su kundenbox.ch né sulle pagine di documento che un cliente di un'azienda apre tramite un link che gli abbiamo inviato. Può bloccare o cancellare questi cookie pubblicitari nel Suo browser; la piattaforma rimane pienamente utilizzabile.

11. Modifiche di questa informativa sulla protezione dei dati

Possiamo adeguare questa informativa sulla protezione dei dati quando necessario, ad esempio in caso di modifiche dei nostri servizi o della situazione giuridica. Fa stato la versione di volta in volta pubblicata su questa pagina.

12. Contatto

Per domande sulla protezione dei dati può contattarci all'indirizzo privacy@kundenbox.ch o per posta: Patrick Lauber, Kundenbox, Reutlenring 15, 8302 Kloten, Svizzera.